Tulevaisuus ja sen suunnittelu
Johdanto
Miksi tulevaisuussuunnittelu on tärkeää järjestössä ja myös vapaaehtoistyössä?
Tulevaisuussuunnittelusta ei ole järjestölle vain hyötyä - se on elinehto! Järjestön kehittymisen sekä paikkansa vakiinnuttamisen ja säilyttämisen näkökulmasta on tärkeää varmistaa oikeat visio ja strategia, sekä varmistaa yhteinen ymmärrys missiosta - yhdessä johdon ja keskeisten kumppanien ja sidosryhmien kanssa.
Tulevaisuuden suunnittelun on oltava jatkuva prosessi. Jos emme kuule toimintaympäristöä ja siellä toimivia ihmisiä, emme näe hiljaisia signaaleja tulevista muutoksista, emmekä osaa olla proaktiivisia tulevaisuuden osaajia. Emme pysty lunastamaan rooliamme toimia osaavina ja arvostettuina toimijoina - olemme pahimmillaan vain ihmisjoukko, joka viisastelee vanhoilla kokemuksilla. On tärkeää nähdä tulevaisuuteen ja mennä rohkeasti sitä kohti. Eväinä matkalla ovat kaikki viisaus ja kokemus menneestä, sekä rohkeus ja uteliaisuus kohdata uutta. Halu oppia uutta ja jakaa se muidenkin kanssa on tärkeää! Tulevaisuus tulee joka tapauksessa, halusimme me sitä tai emme - olimme me siihen valmiita, tai emme!
Jos järjestössä ei tehtäisi tulevaisuuden ennakointia, se tarkoittaisi lopulta sen kuolemaa tai vähintään se ei pystyisi toteuttamaan sen sääntöjen mukaista tarkoitusta ja toiminnan laatua. Vapaaehtoistyön luonne ja merkitys ovat voimakkaassa murroksessa! Järjestö, joka pystyy antamaan parhaan merkityksen tunteen tekijöilleen, on vahvassa asemassa kilpailtaessa parhaiden toimijoiden saamisesta verkostoon.
"Vapaaehtoistyö on suuren muutoksen edessä! Parhaita haluavat kaikki, mutta heistä ei riitä kaikille!"
Jotta onnistuminen on edes mahdollista, on pakko luoda yhdessä käsitystä tulevaisuudesta ja teemoista sen ympärillä. On pakko miettiä, millaisin keinoin tulevaisuuden voi ottaa vastaan. Siihen tarvitaan tavoitteellista ja ohjattua työskentelyä. On valmistauduttava, luotava tilannekuva, sekä tulevaisuuskuva. Kun ollaan päästy kartalle ja luotu yhteiset tavoitteet, asioita voidaan tuoda vaiheittain toimintasuunnitelmaan.
- Luomme TULEVAISUUSKUVAN ja yhteisen käsityksen missiosta
- Luomme TULEVAISUUSSUUNNITELMAN
- Luomme tai päivitämme tulevaisuussuunnitelman avulla vision ja strategian
- Toteutamme strategiaa vaiheittain tuomalla asioita toimintasuunnitelmaan
- Varmistamme jatkuvan ja kehittyvän prosessin
Tulevaisuussuunnitelman tavoite
Tulevaisuussuunnitelman tavoitteena on varmistaa järjestön oikea toiminta ja kehittyminen, sekä rakenteellistaa tulevaisuuteen varautumista. Tavoitteena on myös luoda järjestölle edellytykset vakiinnuttaa tai paikkansa osaavana ja arvostettuna toimijana, johon parhaat vapaaehtoistyön tekijät haluavat kuulua ja jonka toiminnasta he myös itse kehittyvät verkoston itsenäisinä sekä yhdessä toimivina jäseninä.
Vapaaehtoistyön ja palkkatyön suhde ja tekeminen tulevat sekoittumaan entistä enemmän tulevaisuudessa. Tästä on näkyvillä hiljaisia signaaleja. Parhaimmillaan tulevaisuussuunnitelma auttaa varautumaan tulevaan vapaaehtoistyön muutokseen, sekä saamaan oikeat ihmiset mukaan haluttuun verkostoon. Ne parhaat ja sopivimmat ihmiset.
"Verkostoon, jolla koetaan olevan merkistystä ja johon halutaan kuulua!"
Tulevaisuussuunnitelman tavoitteena on auttaa luomaan järjestölle onnistunut strategia ja visio, sekä tuomaan oikea-aikaisesti erilaisia tekemisiä ja tavoitteita mukaan toimintasuunnitelmaan. Tavoitteena on myös löytää oikeanlaista osaamista toiminnan hyväksi. Kun tulevaisuudesta on jonkinlainen yhteinen käsitys ja ymmärrys, osataan paremmin oikea-aikaisesti ennakoida erilaisia tarpeita.
Megatrendit globaalisti, yhteiskunnallisesti ja järjestön omalla toiminta-alueella kaikki vaikuttavat toimintaan. Ne pitää osata nähdä! Tavoitteena onkin jatkuva prosessi järjestön kehittymisen tueksi. Suunnitelman avulla haetaan keinoja huomata muutokset ja tarpeet, sekä olla vähintään muutaman askeleen päässä todellisuudesta - mielellään ennakoiden ja hieman edellä kulkien.
Tulevaisuuskuva
Minkä vaan järjestön toimintaan tulevaisuudessa merkittävästi vaikuttavia asioita ovat resurssit ja vapaaehtoistyön tekemisen muutos, ilmiöiden ja vaikuttavuuden johtaminen, sekä uusien verkosto- ja digitaalisten taitojen oppiminen. Ollaanpa millä toiminnan tasolla hyvänsä, tulevaisuuden haasteina ovat mm:
- Tehdäänkö oikeita asioita ja osataanko huomioida toimintaympäristön muutokset
- Mistä löydetään riittävät henkilö- ja taloudelliset resurssit, sekä niiden kohdennus
- Yksilön ja yhteisön motivaation tukeminen ja elämyksellinen johtaminen
Tulevaisuudessa toimintaympäristön hallinnassa ketteryys ja reagointikyky ovat entistäkin tärkeämpiä, sillä ympäristö muuttuu kiihtyvällä vauhdilla. Teknologia ja digitaalisuus tulevat olemaan tulevaisuudessa myös vapaaehtoistyössä entistä suuremmassa roolissa.
Rahoituksen järjestäminen tulee olemaan entistä haastavampaa, mikä pakottaa vapaaehtoistyön pohjalta toimivat järjestöt toimimaan tulevaisuudessa entistä ammattimaisemmin. Toiminnalle on tulevaisuudessa pakko asettaa entistä enemmän mitattavia tavoitteita ja rahoituksen saaminen perustuu entistä enemmän suoritukseen ja sen laatuun, sekä toiminnan vaikuttavuuteen ja yhteisölliseen tai kaupalliseen hyötyyn. Myös yhteistyön vaade kasvaa, kun rahoittajat vaativat entistä voimakkaammin järjestöjä yhdistämään voimiaan saman tavoitteen saavuttamiseksi.
Kehityksen hallinta edellyttää hyvää ja uudenlaista johtamista, jossa entistä monipuolisemmin otetaan huomioon sisäinen ja ulkoinen näkökulma. Tulevaisuuden vapaaehtoistoimijat - ne parhaimmat - tulevat olemaan "yksityisyrittäjiä", jotka kiinnittyvät erilaisiin yhteisöihin tai ilmiöihin omin erilaisin motivaatioperustein. Osa tekemisestä voi olla puhdasta vapaaehtoistyötä, osa hinnoiteltua. Tästä on nyt jo viitteitä vapaaehtoistyön piiristä, niitä heikkoja signaaleja.
Usein ajatellaan, että ihmisten arjen tieto ja kokemus riittävät toimimaan vapaaehtoistyön parissa. Ne ovat hyvä lähtökohta ja riittävät usein satunnaisesti tai säännöllisemminkin mukaan tuleville vapaaehtoisille. Mutta ne eivät riitä vapaaehtoistyön tulokselliseen ohjaamiseen ja johtamiseen, siihen tarvitaan enemmän - tulevaisuudessa entistäkin enemmän. Muuten muut vapaaehtoistyön mahdollisuudet vievät voiton ja oman järjestön toiminta näivettyy. On vaarana, että järjestön toiminta sulautuu ja hukkuu osaksi muuta yhteistyötä ja se hävittää tärkeän oman identiteettinsä! Juuri identiteetti - oikeanlainen identiteetti - on suurimpia syitä, miksi ihminen haluaa kiinnittyä johonkin yhteisöön. Tätä ei vaan useinkaan ajatella järjestöissä, eivätkä ihmiset sitä itsekään edes huomaa. Silti se on olemassa ja se toimii moottorina toimintaan. Siksi sitä kannattaa myös vaalia.
Mitä enemmän toiminnalle asetetaan laadullisia tavoitteita, sen tärkeämpään rooliin tulee myös tavoitteellinen ja elämyksellinen johtaminen - verkostojen ja yrittäjämäisesti toimivien huippuosaajien ja vaikuttajien johtaminen. Haasteena on löytää mukaan ihmisiä, jotka kykenevät toimimaan tavoitteellisesti ja ymmärtämään myös strategista ajattelua ja johtamisen tärkeyttä. Ja kaiken tämän lisäksi toimimaan yhdessä ja yhteistyössä.
Kenelle, miten ja kenen kanssa?
Tulevaisuussuunnitelma kannattaa tehdä tukemaan järjestön johtoa - järjestön johtamista ja menestystä. Sitä kautta se tukee myös kaikkia sidosryhmiä, joiden kanssa tai kenelle järjestö tekee yhteistyötä. Suunnitelman tekemiseen kannattaa kutsua mukaan monipuolisesti sidosryhmiä ja kumppaneita, sekä "asiakkaita" - niitä ihmisiä, joita järjestö arjessaan kohtaa.
Järjestön kannattaa alkaa kerätä heikkoja tulevaisuus-signaaleja. Mukaan signaalien keräämiseen kannattaa osallistaa koko yleisö. Heikkoja signaaleja tulee käsitellä säännöllisesti järjestön johtokunnan tai hallituksen kokouksessa ja reagoida niihin mahdollisuuksien mukaan. Näin tulevaisuussuunnittelu ei jää vain paperiksi paperien sekaan!
Tulevaisuusajattelu kaiken kaikkiaan kannattaa tehdä näkyväksi! Järjestön kannattaa olla esimerkkinä ja innostaa tulevaisuusajatteluun mukaan myös muita toimijoita - yhteistyöstä kun hyötyvät kaikki!
Tulevaisuutta voidaan arvioida tulevaisuustyön alkuvaiheessa esim. näiden teemojen ympärillä:
- Vapaaehtoistyön luonne - vapaaehtoistyö muuttuu merkittävästi tulevaisuudessa!
- Vapaaehtoistyön johtaminen - vapaaehtoistyön merkittävä muuttuminen edellyttää uudenlaista johtamista!
- Ilmiöiden johtaminen - enää ei ole yksinkertaisia asioita. On ilmiöitä ja joukkojen/verkostojen johtamista!
Tulevaisuussuunnitelman luominen
Tulevaisuussuunnitelman tarve ja luomisen prosessi käydään läpi järjestön johdossa, jossa päätetään tulevaisuussuunnitelman luomisesta vaiheittain. Suunnitelman päivittämisen syklin kannattaa olla sellainen, että sen tekemiseen voidaan osallistaa samoja vapaaehtoisia useammin kuin kerran.
Esimerkki tulevaisuussuunnitelman luomisen vaiheista
Ennakkotehtävä
Ennakkotehtävä toteutetaan johdon toimesta sähköisenä kyselynä, joka suunnataan hallituksen tai johtokunnan jäsenille, kaikille keskeisille sidosryhmille, sekä avoimena vastauslinkkinä yleisölle.
Työpaja 1
Työpaja 1 toteutetaan kolmen teeman ympärille:
- Vapaaehtoistyön luonne
- Vapaaehtoistyön johtaminen
- Ilmiöiden johtaminen
Työskentely luo pohjan asioiden valmisteluun ja käsittelyyn teemoittain sekä mahdollisten alatyöryhmien synnyttämisen. Tarvittaessa otetaan huomioon sellaiset merkittävät kokonaisuudet, jotka eivät istu näiden kolmen ennaltasuunnitellun teeman ympärille.
Kutsu työpajaan lähetetään hallituksen/johtokunnan jäsenille, kaikille keskeisille sidosryhmille, sekä valituille henkilöille/järjestöille.
Kesto: 2h
Tulosten analysointi
Yhdistyksen hallitus/johtokunta käsittelee Työpajan 1 tuloksia omassa työpajassaan. Mukaan työskentelyyn kutsutaan tahoja, joiden kanssa on keskusteltu teematyöskentelyyn mukaantulosta (esim. kumppanijärjestö).
Haastattelut
Kun ensimmäisen Työpaja 1 -vaiheen tulokset on käsitelty ja ensimmäiset johtopäätökset tehty, käynnistetään haastattelut. Niihin kutsutaan työskentelyssä mukana olleita henkilöitä valikoiden, sekä uusia ei vielä työskentelyssä mukana olleita henkilöitä/järjestöjä. Haastattelut syventävät luotua käsitystä ja niiden avulla pyritään mm. tunnistamaan sellaisia harmaita alueita, jotka eivät vielä ole työskentelyn tähän pisteeseen mennessä nousseet esiin. Haastattelujen tarkempi tavoite ja menetelmät suunnitellaan osana johdon työskentelyä.
Valmistelu teemoittain
Tulevaisuussuunnitelmaa aletaan työstämään kolmen teeman ympärille:
- Vapaaehtoistyön luonne
- Vapaaehtoistyön johtaminen
- Ilmiöiden johtaminen
Työskentelyssä hyödynnetään kaikki siihen mennessä kerätty tieto ja kokemus. Tavoitteena on syventää tulevaisuuskuvaa, sekä tunnistaa lisää heikkoja signaaleja eri toiminnan tasoilla. Valmistelu johtaa Työpaja 2:seen. Teemojen vetäjiksi kutsutaan mahdollisimman sopivat, osaavat ja kokeneet henkilöt.
Työpaja 2
Työpaja 2:ssa "testataan" eri sidosryhmien kanssa luotua tulevaisuuden kuvaa ja sen perusteella hahmoteltua tulevaisuussuunnitelmaa. Työpajan tavoitteena on tunnistaa kaikki tärkeimmät yksityiskohdat, sekä luoda käsitystä asioiden ja ilmöiden vaikutuksesta sekä miten erilaista tekemistä ja osaamista tulisi tavoitteellistaa ja vaiheistaa.
Kunkin teeman vetäjä vastaa oman teemansa työstämisestä eri sidosryhmien kanssa. Vetäjien työskentelyä ohjataan.
Kesto: 2h
Suunnitelman viimeistely
Kun valmistelutyö on saatu päätökseen, yhdistyksen hallitus/johtokunta viimeistelee, kuvaa ja visualisoi tulevaisuussuunnitelman. Se käsitellään johdossa, jonka jälkeen se on valmis esiteltäväksi.
Suunnitelman esittely
Järjestön tulevaisuussuunnitelma esitellään esim. vuosikokouksen yhteydessä.
Suunnitelman jalkautus
Jalkautussuunnitelma tehdään ennen suunnitelman esittelyä.
Suunnitelman päivitys
Tulevaisuussuunnitelman päivitystä varten luodaan prosessi. Se mahdollistaa säännöllisen päivityksen tarpeen arvioinnin, sekä ketterän toimintaympäristön muutoksiin reagoimisen.
Suhde strategiaan
Tulevaisuussuunnitelma luo järjestölle pohjaa luoda tai päivittää visio ja strategia, sekä varmistaa yhteinen missio. Pitkällä aikavälillä kyse on ennenkaikkea siitä, osataanko olla ajan hermolla ja mielellään yhden askelen edellä. Vai ollaanko auttamattomasti jäljessä ja seurataan vain muita ja ympäristön vaikutusta toimintaan ja ihmisiin.
On tärkeää ymmärtää, millainen järjestö haluaa olla. Vähintään yhtä tärkeää on ymmärtää, millainen järjestö se haluaa olla tulevaisuudessa! Jos siitä ei ole ymmärrystä, on vaikeaa valita oikeanlaiset ihmiset ja varusteet mukaan matkalle! On tärkeää valita järjestölle oikeat tavoitteet, jotta osataan keskittyä olennaisiin toimenpiteisiin ja käyttää resursseja oikein tavoitteisiin pääsemiseksi!
Lainaan Juha Heikkalaa & Antti Pelto-Huikkoa julkaisusta Järjestöjen STRATEGINEN JOHTAMINEN:
"Parhaimmillaan strategia on vakuuttava matkakuvaus, joka houkuttelee ja innostaa lähtemään mukaan matkalle kohti haluttua päämäärää."
"Strateginen johtaminen on järjestön toiminnan pitkän aikavälin elinvoimaisuuden varmistamista."
"Minkälaisen tulevaisuuden haluamme, mitä haluamme olla tulevaisuudessa?"
"Näe kauas - katso lähelle"
